Voorkom vertraging door correcte invulling van exportdocumenten

Natuurlijk! Hier is een herschreven versie van de tekst in bewoordingen die beter aansluiten bij het taalgebruik in Nederland:

Voorkom vertraging door correcte invulling van exportdocumenten

Een juiste en volledige invulling van exportdocumenten is essentieel voor een vlotte afhandeling van het goederenvervoer. Dit geldt zowel voor het Certificaat van Oorsprong als voor het EUR.1-certificaat. De Kamer van Koophandel (KvK) voorziet deze documenten van een stempel en controleert of ze correct zijn ingevuld.

Bij export komen verschillende documenten kijken. Welke formulieren je nodig hebt, hangt af van factoren zoals het soort product, het land van bestemming en het gekozen transportmiddel. Sommige documenten moet je kunnen overleggen bij de douane. In ruil daarvoor kun je in bepaalde gevallen profiteren van lagere invoerrechten.

Wanneer heb je een Certificaat van Oorsprong nodig?

Bij export naar landen buiten de EU is voor sommige bestemmingen een Certificaat van Oorsprong (CvO) vereist. Dit document toont aan in welk land het product is vervaardigd. Voor leveringen binnen de EU is een CvO doorgaans niet nodig.

Je vraagt het CvO digitaal aan via de KvK, per afzonderlijke zending. De aanvraag vul je zelf in op voorgedrukte formulieren.

Tips voor het invullen van een CvO

• Vak 3 – Land van oorsprong: Vermeld hier de volledige naam van het land of gebied, zonder afkortingen. Gebruik bijvoorbeeld niet ‘EC’ voor European Community, omdat dit ook de ISO-code voor Ecuador is.
• Vak 4 – Vervoermiddel: Dit veld is optioneel. Als je het invult, vermeld dan de naam van het vervoermiddel gevolgd door ‘or substitute’. Zo blijft het document geldig, ook als het transportmiddel verandert.
• Vak 6 – Omschrijving van goederen: Geef een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van de goederen. Dit voorkomt vragen en vertraging bij de afhandeling.
• Ondertekening: Zorg dat de aanvraag is ondertekend door een daartoe gemachtigde persoon.

Het EUR.1-certificaat: wat is het en wanneer gebruik je het?

Met het EUR.1-certificaat kun je in bepaalde gevallen aanspraak maken op verlaagde invoerrechten. Veel landen accepteren dit document nog, al zijn er ook handelsverdragen waarbij een andere vorm van oorsprongsverklaring vereist is.

Het EUR.1-formulier bevat verplichte en optionele velden. Zo is vak 3 optioneel, maar het invullen van de gegevens van de ontvanger kan het proces versnellen. In vak 12 verklaart de exporteur dat de goederen voldoen aan de voorwaarden voor preferentiële oorsprong. Let op: je moet vak 12 eerst invullen en ondertekenen voordat de douane vak 11 kan verwerken.

Hoe toon je de oorsprong van goederen aan?

Om de oorsprong van goederen aan te tonen, heb je een oorsprongsdocument nodig. Er zijn twee typen:

• Niet-preferentieel: Certificaat van Oorsprong (CvO)
• Preferentieel: EUR.1-certificaat of een oorsprongsverklaring op de factuur

Bij een oorsprongsverklaring geef je aan hoe de oorsprong is bepaald, bijvoorbeeld via tariefpostverspringing of andere criteria. Je moet ook aangeven met welke bewijsstukken je dit kunt onderbouwen, zoals recepturen, leveranciersverklaringen of berekeningen. Het EUR.1-document moet worden ondertekend door een bevoegd persoon.

De velden 13 en 14 op de achterkant van het groene formulier laat je leeg. Deze worden ingevuld door de douane, die het document vervolgens stempelt en ondertekent. Pas dan is het EUR.1-certificaat officieel geldig en bruikbaar.

Exportdocumenten correct invullen

Let goed op bij het invullen van exportdocumenten. Het is niet ingewikkeld, maar wel belangrijk om het zorgvuldig en duidelijk te doen. Een correcte invulling voorkomt vertragingen en kan je uiteindelijk veel tijd en kosten besparen.